電子帳簿保存法をわかりやすく解説｜経理実務の対応ポイント

「うちは猶予措置があるから、まだ紙でいいんですよね？」
経理の現場で、いまだによく聞く質問です。しかし、この理解は正確ではありません。電子帳簿保存法をわかりやすく押さえ直せば、どこを誤解していたのかがすぐに見えてきます。

電子帳簿保存法は、改正が短い間隔で重ねられてきました。そのため、ネット上には古い情報と新しい情報が混在しています。とくに「宥恕（ゆうじょ）措置」と「猶予措置」の違いは、混同されたまま社内に伝わっているケースが目立ちます。

この記事では、電子帳簿保存法をわかりやすく整理します。まず3つの保存区分を押さえ、次に改正の流れを時系列で確認します。そのうえで、自社が検索要件を満たす必要があるかどうかの判定フローまで、実務目線で解説します。

電子帳簿保存法とは？3つの保存区分をわかりやすく整理

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。もともと税法は紙での保存を前提としていました。そこで、電子保存を認める特例として整備されたのがこの法律です。

まず押さえるべきは、保存の方法が3つの区分に分かれている点です。そして、この3つは義務かどうかが決定的に違います。

電子帳簿保存法をわかりやすく分ける「義務か任意か」

区分	対象	義務／任意
電子帳簿等保存	会計ソフトで最初から電子的に作成した帳簿・書類	任意
スキャナ保存	紙で受け取った請求書・領収書などをスキャンしたデータ	任意
電子取引データ保存	メール・クラウドなどで電子的に授受した取引情報	すべての事業者に義務

つまり、対応が必須なのは3つ目だけです。逆にいえば、電子帳簿等保存とスキャナ保存は、やらなくても法令違反にはなりません。ここを取り違えると、必要のない対応にコストをかけてしまいます。

電子取引データ保存だけが義務である理由

電子取引データ保存は、紙に印刷して保存する対応が認められていません。たとえば、メール添付で届いた請求書PDFを考えてみましょう。かつては印刷してファイリングすれば足りました。しかし現在は、PDFデータそのものを保存要件に沿って残す必要があります。

対象になるのは、次のようなデータです。

• メールに添付された請求書・領収書のPDF
• ネット通販の購入履歴画面や領収書データ
• クラウドサービス上で授受した契約書
• EDI取引のデータ
• アプリ決済やクレジットカードの利用明細データ

なお、メール本文そのものに取引情報（金額・日付・取引内容）が書かれている場合、そのメールも保存対象になります。つまり、添付ファイルだけを保存すればよいわけではありません。洗い出しは月次決算のスケジュールに組み込み、毎月の工程として回すのが確実です。

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改正の流れをわかりやすく整理｜「宥恕」と「猶予」は別物

電子帳簿保存法でいちばん誤解が多いのが、ここです。まず結論から言うと、宥恕措置はすでに終わっており、いま使えるのは猶予措置です。名前が似ているため混同されますが、中身も期限も異なります。

3つの改正を時系列で押さえる

改正	施行	内容
令和3年度改正	2022年1月1日	電子取引データを紙に出力して保存する方法を廃止
令和4年度改正	2022年1月1日	宥恕措置を設置（2023年12月31日まで）。すでに終了
令和5年度改正	2024年1月1日	猶予措置を新設（期限なし）。検索要件とスキャナ保存の要件も緩和

よく「2024年1月から義務化された」と説明されます。しかし正確には、義務化そのものは2022年1月です。2024年1月に起きたのは、宥恕措置が切れて猶予措置に切り替わったことでした。この違いを押さえておくと、古い記事に惑わされません。

宥恕措置と猶予措置は何が違うのか

宥恕措置は、2年間の期間限定でした。「やむを得ない事情」があれば、データを紙に出力して保存するだけでよいという扱いです。実質的に、従来どおりの運用が認められていました。

一方、猶予措置は期限のない恒久的な措置です。ただし、条件が変わりました。紙の保存だけでは足りず、データそのものの保存は必要になります。ここが最大の違いです。

したがって「猶予措置があるから紙でいい」という理解は誤りです。冒頭の質問に戻ると、答えは「紙だけではだめで、データも残す必要がある」になります。

猶予措置を使える条件と、そのリスク

猶予措置は、要件を満たせずにいる会社にとっての受け皿です。しかし、無条件で使えるわけではありません。

「相当の理由」があると認められること

猶予措置の適用には、保存要件に従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認めることが必要です。具体的には、システムや社内体制の整備が間に合っていない、資金繰りや人手の面で対応が難しい、といった事情が想定されています。

なお、事前の申請や届出は不要です。つまり、税務調査の場で個別に判断される仕組みになっています。ただし、単に「対応する気がない」という場合は相当の理由に当たりません。

猶予措置でも必要になる2つの対応

猶予措置を使う場合でも、次の2つには応じられる状態にしておく必要があります。

1. 税務職員から求められたときに、電磁的記録のダウンロードに応じられること
2. 電磁的記録の出力書面を提示・提出できること

1つ目があるため、データそのものは必ず保存しておかなければなりません。逆にいえば、この2つさえ満たせば、タイムスタンプや検索機能といった保存要件は問われません。

猶予措置に頼り続けるリスク

とはいえ、猶予措置を前提にした運用にはリスクもあります。まず、相当の理由があるかどうかの判断は税務署側に委ねられます。つまり、自社の判断で確実に使えるとは言い切れません。

さらに、データを探せない状態が続くと、調査対応そのものに時間がかかります。結果として、経理の負担はむしろ増えていきます。したがって、猶予措置は「当面の逃げ道」と位置づけ、要件を満たす運用への移行を並行して進めるのが現実的です。

【判定フロー】自社は検索要件を満たす必要があるか

電子取引データ保存の要件は、真実性の確保と可視性の確保の2つに大別されます。このうち、実務でいちばん負担が大きいのが可視性のなかの検索要件です。

ところが、令和5年度改正によって、検索要件が不要になる事業者が大きく広がりました。まずは自社が該当するかどうかを確認しましょう。

ステップ1｜判定期間の売上高は5,000万円以下か

判定期間（2年前の事業年度）の売上高が5,000万円以下であれば、検索機能の要件はすべて不要になります。従来の基準は1,000万円以下でした。つまり、対象が5倍に広がったことになります。

この場合に必要なのは、税務職員のダウンロードの求めに応じられることだけです。ファイル名の付け方や索引簿の整備は求められません。

ステップ2｜出力書面を整理して提示できるか

売上高が5,000万円を超える場合でも、もう1つ道があります。電磁的記録の出力書面を、日付および取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるなら、やはり検索機能は不要です。

こちらもダウンロードの求めに応じることが前提になります。つまり、データを保存したうえで、印刷したものを取引先別・日付順にファイリングしておく運用です。中小企業では、こちらのほうが現実的な場合もあります。

ステップ3｜どちらにも当てはまらない場合

いずれにも該当しないなら、検索要件を満たす運用が必要です。求められるのは、次の3項目での検索です。

• 取引年月日その他の日付
• 取引金額
• 取引先

加えて、日付・金額は範囲を指定した検索ができること、2以上の項目を組み合わせた検索ができることも要件になります。ただし、ダウンロードの求めに応じる場合、この2つは不要です。

実務では、次のいずれかで対応するのが一般的です。

1. 電帳法対応をうたう文書管理システムを導入する
2. ファイル名を「20260930_110000_株式会社〇〇」の形式で統一する
3. 表計算ソフトで索引簿を作り、ファイルと紐づける

ちなみに2の方法なら、追加コストはかかりません。ただし、命名ルールを守り続ける運用力が求められます。件数が増えてきたら、システム導入を検討したほうが確実です。この判断は、経理の効率化の進め方とも重なる論点です。

真実性の確保｜4つの方法から選ぶ

もう一方の要件が、真実性の確保です。データが改ざんされていないことを担保する仕組みを指します。方法は4つあり、どれか1つを満たせば構いません。

方法	向いているケース	コスト
タイムスタンプが付与されたデータを受け取る	取引先が対応済みの場合	なし
受け取り後に自社でタイムスタンプを付与する	件数が多く確実性を重視する場合	サービス利用料
訂正・削除の履歴が残るシステムで保存する	クラウド会計・文書管理を導入済み	システム費用
事務処理規程を定めて運用する	中小企業・コストをかけたくない場合	実質ゼロ

とくに4つ目は覚えておく価値があります。国税庁がサンプルの規程を公開しており、自社に合わせて修正すればそのまま使えるためです。つまり、システムを入れなくても真実性の要件は満たせます。

ただし、規程は作って終わりではありません。定めたルールどおりに運用していることが前提になります。したがって、訂正・削除の申請書式や承認フローも、あわせて整えておきましょう。

スキャナ保存｜令和5年度改正でなくなった要件

スキャナ保存は任意です。しかし、導入すれば紙の保管スペースを削減できます。さらに、書類を探す手間も減り、テレワークとの相性も良好です。

そして令和5年度改正により、導入のハードルは大きく下がりました。

廃止された要件と、いまも残る要件

廃止された要件	いまも残る要件
解像度・階調・大きさに関する情報の保存	解像度200dpi以上・カラーでの読み取り
入力者等の情報を確認できること	タイムスタンプ、または訂正削除履歴が残るシステム
帳簿との相互関連性（一般書類は不要に）	重要書類については相互関連性の確保

ここでいう重要書類とは、契約書・領収書・請求書など、資金や物の流れに直結する書類です。いずれも仕訳の根拠資料になるため、保存の確実性が求められます。一方、見積書や注文書などは一般書類にあたります。つまり、一般書類のほうが要件は緩やかです。

なお、廃止されたのは「解像度に関する情報を保存する」という要件であり、読み取り自体の解像度基準はいまも残っています。ここは混同しやすいので注意してください。

優良な電子帳簿｜過少申告加算税が5%軽減される

電子帳簿保存法は、義務や罰則の話ばかりではありません。要件を満たすと優遇を受けられる仕組みもあります。それが優良な電子帳簿です。

訂正削除の履歴が残ること、帳簿間の相互関連性が確保されていること、検索機能を備えていることの3つを満たし、あらかじめ届出書を提出しておきます。すると、その帳簿に関して申告漏れがあった場合でも、過少申告加算税が5%軽減されます。

ただし、隠蔽や仮装があった場合は対象外です。また、届出は事前に行う必要があります。つまり、申告漏れが判明してから慌てて出しても間に合いません。

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対応しない場合のリスクをわかりやすく整理

要件を満たさない保存には、当然リスクが伴います。ただし、過度に恐れる必要もありません。実態に即して整理しておきましょう。

青色申告の承認取消は「直ちに」ではない

よく指摘されるのが、青色申告の承認取消です。たしかに制度上はありえます。しかし国税庁は、保存要件を満たしていないことのみをもって直ちに取り消すものではない、という考え方を示しています。

実際には、他の書類や取引の事実によって取引内容が確認できるかどうかが考慮されます。したがって、真面目に対応を進めている会社が、書式の不備だけで即座に取り消されるわけではありません。

隠蔽・仮装があれば重加算税が10%加重される

一方で、明確に重いのがこちらです。スキャナ保存や電子取引データについて、隠蔽または仮装された事実があった場合、重加算税が10%加重されます。

データは改ざんの痕跡が残りやすく、また複製も容易です。そのため、紙の時代よりも不正が発覚しやすくなっているとも言えます。ここは制度対応というより、内部統制の問題として捉えるべき論点です。

電帳法対応スキルが経理の市場価値を高める理由

ここからは、キャリアの視点を加えます。求人紹介の現場で日々感じている話です。

多くの企業で、対応はまだ追いついていない

電子帳簿保存法への対応は、単なる事務負担ではありません。なぜなら、制度を正しく理解して業務フローを設計できる人材が、そもそも不足しているからです。とくに中小企業では、電帳法もインボイスも対応が追いついていない例が目立ちます。

だからこそ、体制構築を経験した実績は転職市場で評価されます。経理の平均年収の水準を超えていくうえで、現実的な差別化要素になります。

「対応した」ではなく「どう判断したか」を語る

職務経歴書に「電子帳簿保存法対応」とだけ書かれているケースは非常に多く見かけます。しかし、これでは何をしたのかが伝わりません。

むしろ評価されるのは、判断の中身です。たとえば、次のような書き方なら担当範囲と深さが一度で伝わります。

• 売上高の判定を行い、検索要件が不要と結論づけて索引簿の作成工数を削減した
• タイムスタンプ導入とのコスト比較のうえ、事務処理規程での対応を選択した
• 電子取引の洗い出しを行い、経費精算・購買・営業の3部門にルールを展開した
• スキャナ保存を導入し、紙の保管コストを年間◯万円削減した

このように、選択肢のなかから何を選び、なぜそう決めたのかまで語れると強くなります。制度対応の経験は、経理の仕事大全で整理している業務範囲の広がりとあわせて示すと、より説得力が増します。

電子帳簿保存法でよくある3つの疑問

紙で受け取った請求書はどう扱えばよいですか？

紙で受け取った請求書は、これまでどおり紙のまま保存できます。なぜなら、電子取引データ保存の義務は、あくまで電子で授受したデータが対象だからです。つまり、受け取った形式によって保存方法が変わります。社内で認識をそろえておくと安心です。

同じ請求書を紙とPDFの両方で受け取った場合は？

この場合、PDFで受け取ったものは電子取引に該当します。したがって、データとして保存する必要があります。ただし、紙とデータのどちらか一方が正本であると当事者間で明確になっているなら、その正本を保存すれば足ります。実務では、取引先とどちらを正本とするか取り決めておくのが確実です。

スキャンした後の紙の原本は捨ててよいですか？

スキャナ保存の要件を満たしていれば、原本の廃棄は可能です。ただし、要件を満たしているかの確認が済むまでは残しておくべきです。また、会社法や他の法令で保存が求められる書類もあります。そのため、廃棄のルールは法務部門とも確認しておきましょう。

まとめ｜電子帳簿保存法をわかりやすく実務に落とし込む

最後に、電子帳簿保存法をわかりやすく押さえ直すための要点を整理します。

• 義務なのは電子取引データ保存だけで、他の2区分は任意
• 宥恕措置は終了済み。いまあるのは猶予措置で、データの保存は必須
• 判定期間の売上高が5,000万円以下なら、検索要件はすべて不要
• 真実性は事務処理規程でも満たせる。コストをかけずに対応できる
• スキャナ保存の要件は令和5年度改正で緩和され、導入しやすくなった

制度は複雑に見えます。しかし、自社に必要な範囲を切り分ければ、やるべきことは意外と限られます。体系的に学び直したい方は、経理におすすめの資格ランキングもあわせてご覧ください。まずは「自社の売上高はいくらか」「電子で受け取っている取引は何か」の2点を確認するところから始めてみてください。

この記事の一次情報源

• 国税庁「電子帳簿保存法関係」：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
• e-Gov法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」：https://laws.e-gov.go.jp/law/410AC0000000025
• 財務省「令和5年度税制改正の大綱」：https://www.mof.go.jp/tax_policy/tax_reform/index.html